XÂY DỰNG PHÒNG TUYỂN DỤNG - BƯỚC ĐẦU ĐỂ DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

Chủ doanh nghiệp đi lên từ chuyên môn, hoàn toàn không có kiến thức về nhân sự để xây dựng phòng tuyển dụng đầu tiên hiệu quả nhất? 4 bước cốt lõi khi setup phòng tuyển dụng sẽ được Trường Doanh Nhân HBR hướng dẫn chi tiết ở bài viết dưới đây. 

1. Khi nào doanh nghiệp nên xây dựng phòng nhân sự?

Câu trả lời là ngay khi doanh nghiệp mới thành lập. Nhiều doanh nghiệp SMEs nghĩ rằng: nguồn lực doanh nghiệp hạn chế nên thuê đội ngũ tuyển dụng ngoài sẽ an toàn và tiết kiệm chi phí hơn. Đây là suy nghĩ của tầm nhìn ngắn hạn. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tuyển dụng thường nhận nhiều dự án cùng lúc. Do đó, họ không thể dành toàn bộ thời gian và tâm sức để giúp doanh nghiệp bạn tìm kiếm những nhân sự tài năng và phù hợp nhất. 

Những chuyên viên tuyển dụng nội bộ hiểu về văn hoá doanh nghiệp, mục tiêu kinh doanh của tổ chức sẽ có sự cam kết về chất lượng công việc hơn. Những nhân viên tuyển dụng nội bộ giỏi sẽ giúp chủ doanh nghiệp setup nhân sự phòng Sales, Marketing, R&D hiệu quả nhất. Từ đó, doanh nghiệp sở hữu 3 chân kiềng vững chắc trong kinh doanh, giúp tổ chức phát triển bền vững. 

Để phát triển bền vững, doanh nghiệp nên xây dựng phòng tuyển dụng càng sớm càng tốt

3 CHÂN KIỀNG GIÚP DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG! | Trường doanh nhân HBR - Mr. Tony Dzung

2. Doanh nghiệp gặp những rắc rối gì khi xây dựng phòng nhân sự

2.1. Chủ doanh nghiệp không có kiến thức về nhân sự

Chủ doanh nghiệp đi lên từ chuyên môn, hoàn toàn không có kiến thức nền tảng về nhân sự. Chủ doanh nghiệp không biết nên xây dựng phòng tuyển dụng từ đâu, không biết quy trình tuyển dụng chuẩn để tìm ra nhân sự tuyển dụng phù hợp, không biết quản lý đội ngũ nhân sự phòng tuyển dụng để tuyển các vị trí khác trong công ty. 

2.2. Cơ cấu tổ chức phòng tuyển dụng cồng kềnh, không hiệu quả

Doanh nghiệp đã có một phòng tuyển dụng nhưng làm việc không hiệu quả, thường xuyên xảy ra mâu thuẫn nội bộ. Đây là hệ quả của việc sếp không am hiểu về nhân sự, doanh nghiệp chưa đưa xác định mục tiêu kinh doanh và văn hoá riêng. Chủ doanh nghiệp đang muốn tái cơ cấu phòng tuyển dụng nhưng không biết bắt đầu từ đâu.

3. Chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp là gì?

Trong một doanh nghiệp, phòng nhân sự có vai trò tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là 4 chức năng và 4 nhiệm vụ chính của phòng nhân sự.

1 - Chức năng tuyển dụng

Tuyển dụng là chức năng chính của phòng nhân sự. Các chuyên viên tuyển dụng phải tìm kiếm, lựa chọn những ứng viên phù hợp với vị trí công việc mà công ty đang tìm kiếm. 

2 - Chức năng đào tạo

Bên cạnh việc định hướng nghề nghiệp và giúp nhân sự mới hòa nhập với môi trường làm việc nhanh nhất, phòng tuyển dụng còn phải tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cho công việc.

3 - Chức năng truyền thông

Phòng nhân sự chính là bộ mặt đại diện của cả một doanh nghiệp bởi phong thái, cách làm việc của các chuyên viên tuyển dụng sẽ phản ánh sự chuyên nghiệp, văn hoá của tổ chức. Hiện nay, các nhà tuyển dụng giỏi cần phải có tư duy làm thương hiệu tuyển dụng doanh nghiệp, thương hiệu cá nhân để dễ dàng thu hút những ứng viên tài năng. 

4 - Chức năng quản lý

Một hệ thống các quy định và tiêu chuẩn sẽ được phòng tuyển dụng thực hiện, nhằm quản lý công việc của tất cả nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, phòng tuyển dụng cũng xây dựng và duy trì môi trường làm việc tích cực, năng động để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. 

Phòng tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng các phòng ban khác chất lượng

4. 4 bước nền tảng để xây dựng phòng nhân sự hiệu quả

Nhiều đơn vị đưa ra cách xây dựng phòng tuyển dụng như sau: xác định và dự nhu cầu tuyển dụng; xác định kỹ năng cho từng vị trí tuyển dụng; lên ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng, thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng… 

Theo Trường Doanh Nhân HBR, quy trình xây dựng phòng tuyển dụng trên chưa thật sự hiệu quả. Dưới đây là 4 bước setup phòng tuyển dụng mà HBR thấy cốt lõi và nền tảng nhất.

4.1. Bước 1: Lãnh đạo đi học để hiểu phòng tuyển dụng

Hầu hết chủ doanh nghiệp đều xuất phát từ chuyên môn nên không hiểu biết về các vấn đề về nhân sự. Từ đó, chủ doanh nghiệp không có chuyên môn và kỹ năng để xây dựng phòng tuyển dụng bài bản ngay từ đâu. 

Việc tuyển dụng sai chuyên viên nhân sự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của các phòng ban khác và việc kinh doanh của tổ chức. Do đó, người đứng đầu tổ chức phải hiểu rõ những kiến thức nền tảng về nhân sự như:

• Đề xuất giá trị nhân sự EVP để thu hút, tuyển dụng và đào tạo những chuyên viên tuyển dụng tài năng.
• Vận dụng nguyên lý tảng băng trôi, cách đặt câu hỏi phỏng vấn, vận dụng các công cụ 4.0 để tìm ra nhân sự tuyển dụng tài năng. 
• Các chỉ số, thuật ngữ trong tuyển dụng để có ngôn ngữ làm việc chung với phòng tuyển dụng. 

Hiện trên thị trường có rất nhiều khóa học về nhân sự. Quý chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn những người thầy và khoá học phù hợp để mở rộng kiến thức về nhân sự và tuyển dụng. Trường Doanh Nhân HBR hiện cũng có khoá học TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ. Quý lãnh đạo doanh nghiệp có thể tham khảo trước khi tiến hành xây dựng phòng tuyển dụng. 

Review khóa học trường doanh nhân HBR/Tony Dzung - Tuyển Dụng Nhân Sự Hiệu Quả Thời 4.0

4.2. Bước 2: Xác định mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu kinh doanh thường bao gồm: việc mở rộng quy mô doanh nghiệp, tăng trưởng doanh số bán hàng, gia tăng lợi nhuận. Vì sao trước khi đưa ra sơ đồ phòng tuyển dụng, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh? Bởi khi phòng tuyển dụng hiểu rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, các chuyên viên tuyển dụng có thể tìm kiếm những ứng viên phù hợp, đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của phòng tuyển dụng là tìm được nguồn nhân lực phù hợp với vị trí công việc, có thái độ và văn hoá phù hợp với tổ chức, sẵn sàng cống hiến vì mục tiêu kinh doanh chung của doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp xác định và truyền thông mục tiêu kinh doanh với phòng nhân sự, các nhà tuyển dụng thấy được tầm quan trọng của mình trong tổ chức, có động lực khi họ đang làm việc cho một tổ chức có mục tiêu rõ ràng. 

4.3. Bước 3: Tuyển giám đốc/ trưởng phòng nhân sự có chuyên môn cao, phù hợp với doanh nghiệp

Câu hỏi đặt ra: “Làm sao để thu hút giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự có chuyên môn cao, phù hợp với văn hoá doanh nghiệp?”. Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần thấu hiểu: “Nhân tài tìm kiếm điều gì?” để đưa ra “Đề xuất giá trị nhân sự khác biệt". 

Trước hết, nhân tài hiện nay quan tâm 5 yếu tố khi tìm kiếm một nơi làm việc. Để hiểu sâu hơn về 5 yếu tố này, quý chủ doanh nghiệp có thể tìm đọc cuốn sách Xây dựng và vận hành hệ thống quản trị nhân sự hiện đại. 

• Yếu tố đầu tiên: Niềm tự hào bản sắc.
• Yếu tố thứ hai: Ý nghĩa, vai trò của công việc (ứng viên đóng góp gì cho tổ chức).
• Yếu tố thứ ba: Sự nghiệp.
• Yếu tố thứ tư: Văn hoá doanh nghiệp.
• Yếu tố thứ năm: Chế độ đãi ngộ. 

Sau khi đã thấu hiểu những mong muốn của nhân sự tuyển dụng 4.0, doanh nghiệp tiến hành xây dựng đề xuất giá trị nhân sự EVP (Employee Value Proposition) phù hợp với vị trí giám đốc, trưởng phòng, chuyên viên tuyển dụng. Hãy nhớ rằng, đề xuất giá trị nhân sự của doanh nghiệp bạn phải khác biệt, phải mang đến nhiều giá trị cho ứng viên hơn các đối thủ cạnh tranh. Khi đã đưa ra những giá trị tốt nhất cho ứng viên, HBR tin rằng doanh nghiệp sẽ dễ dàng thu hút giám đốc/ trưởng phòng tuyển dụng.                                                                                                       

Thiết kế đề xuất giá trị (EVP) để thu hút và giữ chân nhân tài | Trường doanh nhân HBR - Tony Dzung

Để biết chắc ứng viên có “đủ tài đủ đức" để làm người đứng đầu phòng tuyển dụng nhân sự hay không, chủ doanh nghiệp cần có kiến thức về quy trình tuyển dụng nhân sự. Theo đó, giám đốc/ trưởng phòng tuyển dụng giỏi cần đáp ứng những yêu cầu sau: 

• Có ít nhất 3 năm thực chiến tại vị trí giám đốc/ trưởng phòng tuyển dụng: am hiểu quy trình tuyển dụng, biết làm thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp, xây dựng chiến lược nhân sự, chiến lược đào tạo nhân sự nội bộ…
• Am hiểu Luật lao động, bảo hiểm và những quy định liên quan. 
• Hiểu biết các công vụ thấu hiểu ứng viên: MBTI, sinh trắc vân tay, thần số học. Các công cụ này đã được HBR Holdings ứng dụng thành công. 
• Có giá trị sống phù hợp với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng bởi phòng tuyển dụng là “bộ mặt" của doanh nghiệp, là phòng ban tiếp xúc đầu tiên với những ứng viên tài năng. Nếu nhân sự tuyển dụng không hài lòng với giá trị doanh nghiệp, họ có thể lôi kéo ứng viên ra khỏi tổ chức. 

Bên cạnh chuyên môn về tuyển dụng, trường phòng nhân sự cần có những kỹ năng mềm dưới đây:

• Kỹ năng và kinh nghiệm quản lý đội nhóm.
• Kỹ năng đào tạo, truyền cảm hứng.
• Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe. 
• Kỹ năng đàm phán, lên kế hoạch…

Giám đốc/ trưởng phòng nhân sự có năng lực sẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra ý tưởng tuyển dụng và xây dựng phòng tuyển dụng phù hợp nhất với quy mô, mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Tìm được trưởng phòng nhân sự tài năng và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng phòng tuyển dụng chất lượng

4.4. Bước 4: Xác định sơ đồ tổ chức phòng nhân sự

Chủ doanh nghiệp nên nhớ rằng, mỗi phòng ban sẽ có nhiệm vụ và chức năng riêng. Để tối ưu hiệu suất và hiệu quả, phòng tuyển dụng chỉ nên có chức năng tuyển dụng nhân tài. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp Việt yêu cầu chuyên viên tuyển dụng thực hiện các công việc hành chính khác. Đây là tầm nhìn ngắn hạn, không thực sự tạo ra giá trị cho nhân sự tuyển dụng. 

Tập đoàn HBR Holdings hiện có 4 thương hiệu: Langmaster, Trường Doanh Nhân HBR, IELTS LangGo, BingGo Leaders. Mỗi thương hiệu sẽ có 1 trưởng phòng nhân sự. Dưới mỗi trưởng phòng có 2 - 3 chuyên viên tuyển dụng. Dưới mỗi chuyên viên tuyển dụng sẽ có 2 - 3 CTV tuyển dụng. 

Tuỳ theo quy mô, và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp xây dựng sơ đồ tổ chức phòng nhân sự. Anh Tony Dzung và đội ngũ HBR Business School có thể hỗ trợ tư vấn sơ đồ phòng nhân sự cho từng doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu xây dựng phòng tuyển dụng từ đâu? | Tony Dzung

Thông qua bài viết, Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng quý chủ doanh nghiệp đã phần nào thấy nào nắm được 4 bước nền tảng để xây dựng phòng tuyển dụng. Trường Doanh Nhân HBR ra đời với sứ mệnh trở thành cầu đối truyền cảm hứng, cung cấp các kiến thức về Kinh doanh, Marketing, Nhân sự và Năng lực lãnh đạo cho doanh nghiệp. Chúng tôi liên tục cập nhật tri thức quản trị doanh nghiệp, liên tục mở các chương trình đào tạo để cùng các doanh nghiệp Việt vượt qua những khó khăn trên thương trường. Trân trọng sự quan tâm của quý doanh nghiệp!